Conformité HAS, BPP, BPD : et si un seul outil pilotait tout automatiquement ?
Respecter au quotidien les exigences de la Haute Autorité de Santé (HAS), des Bonnes Pratiques de Pharmacie (BPP) et des Bonnes Pratiques de Délivrance (BPD) demande rigueur, traçabilité et réactivité. Entre audits, mises à jour documentaires, suivi d’incidents, preuves de lecture et planification des actions, la charge administrative peut vite détourner les équipes de leur cœur de métier. Une plateforme qualité unifiée comme Soquali permet de centraliser, automatiser et sécuriser ces processus pour une conformité continue, simple à démontrer.
Les référentiels à concilier au quotidien
- HAS : culture qualité, évaluation des pratiques, gestion des risques, preuves et indicateurs.
- BPP : organisation de l’officine, hygiène, stockage, traçabilité, documentation et formations.
- BPD : délivrance sécurisée, vérifications, conseils pharmaceutiques, documentation patient.
Chacun impose des contrôles réguliers, des enregistrements horodatés, un suivi d’actions correctives et la capacité à produire rapidement des preuves lors d’un audit.
Pourquoi multiplier les outils complique la conformité
- Dispersion de l’information : fichiers, papiers et tableurs hétérogènes.
- Traçabilité fragile : versions concurrentes, lectures non tracées, historiques incomplets.
- Oublis et retards : échéances manquées, relances manuelles, actions non clôturées.
- Audits stressants : difficultés à rassembler en urgence des preuves fiables et datées.
Soquali : piloter la qualité de l’officine dans un seul espace
Soquali regroupe les briques essentielles pour couvrir les exigences HAS, BPP et BPD, sans ajouter de complexité :
- Check-lists et audits : modèles structurés et personnalisables pour vos contrôles récurrents.
- Planification automatique : programmations, rappels et relances jusqu’à la clôture des tâches.
- Gestion des incidents : déclaration rapide, analyse des causes, plans d’actions et suivi jusqu’à résolution.
- Journal de bord traçable : horodatage, responsable, statut et historique des modifications.
- Documents et procédures : versions maîtrisées, diffusion, preuves de lecture et d’application.
- Tableaux de bord : indicateurs de conformité, non-conformités ouvertes, actions en retard, tendances.
- Accès web et mobile : saisie et vérifications au comptoir, en réserve ou en salle de préparation.
Comment l’automatisation simplifie la conformité ?
| Processus | Automatisation avec Soquali | Bénéfice pour l’officine |
|---|---|---|
| Contrôles récurrents | Planification, rappels automatiques et preuve de réalisation | Moins d’oubli, conformité démontrable |
| Gestion documentaire | Versioning, diffusion et accusés de lecture | Traçabilité complète et preuves pour audit |
| Incidents & actions | Formulaires, assignations, échéances et clôtures automatiques | Maîtrise des risques et amélioration continue |
| Suivi qualité | Indicateurs, historiques et exports automatiques | Pilotage simplifié et vision temps réel |
Cas d’usage concrets en officine
- Réception et stockage : contrôle des températures, enregistrement, alertes si dépassement.
- Hygiène et locaux : check-list périodique, photos de preuve, action corrective tracée.
- Délivrance : vérifications BPD, consignes rappelées, incidents de délivrance analysés.
- Préparations : procédure à jour, étapes cochées, double contrôle et archivage.
- Formation interne : diffusion d’une procédure, preuve de lecture par salarié, suivi des mises à jour.
Bonnes pratiques pour une conformité durable
- Cartographier vos processus clés (réception, délivrance, hygiène, incidents).
- Standardiser vos check-lists et vos formulaires d’incidents.
- Programmer tous les contrôles avec rappels automatiques.
- Tracer chaque action : responsable, date, preuve, clôture.
- Suivre vos indicateurs et animer des points qualité réguliers.
Limites et précautions utiles
- L’outil structure le travail, mais la culture qualité de l’équipe reste déterminante.
- La configuration initiale des modèles doit refléter vos pratiques et obligations.
- Veiller à la mise à jour de vos contenus en cas d’évolution des référentiels.
- Garantir la sécurité et la confidentialité des données de l’officine.
Conclusion
Piloter HAS, BPP et BPD sans multiplier les classeurs et fichiers, c’est possible. En centralisant les check-lists, la planification, la gestion d’incidents, les documents et les indicateurs, Soquali transforme la conformité en routine fluide, traçable et prête pour l’audit. Résultat : moins d’administratif, plus de maîtrise des risques et une équipe recentrée sur le service au patient. Pour aller plus loin sur l’optimisation du temps en officine et la simplification des processus, découvrez comment un logiciel de gestion peut révolutionner votre quotidien.
