Planning en pharmacie : Conseils et bonnes pratiques
La pharmacie d'aujourd'hui est bien loin du simple guichet de délivrance des médicaments. Elle est devenue un véritable espace de santé, de bien-être et de services, un centre de profit à part entière où l'improvisation n'a plus sa place. Pour répondre à une demande de plus en plus exigeante et en perpétuel mouvement, les gérants de pharmacie doivent désormais mettre en œuvre des activités additionnelles tout en continuant à gérer efficacement les tâches habituelles. Cela passe notamment par une planification rigoureuse des horaires de leurs collaborateurs et un pilotage optimal de l'activité de l'officine, comme la gestion de la chaine du froid notamment.
Bien connaître les tâches de l'activité pharmaceutique
Avant toute chose, il est crucial pour le gérant de dresser la liste exhaustive des tâches qui composent son activité. Du service et conseil au comptoir, en passant par la réception et le rangement des commandes, l'accompagnement dans les espaces beauté et bien-être, les rendez-vous personnalisés pour les TROD ou le suivi des ALD, les différents services proposés (livraisons, préparations Click and Collect, envoi numérique des ordonnances, etc.), le merchandising et l'aménagement de la surface de vente - chaque élément doit être identifié et décrit avec un ordre de priorité.
Évaluer le temps nécessaire à chaque tâche
Cette cartographie détaillée des activités est le point de départ pour bien planifier les horaires et piloter l'activité au sein de la pharmacie. En effet, en connaissant précisément la durée requise pour chaque tâche, le gérant pourra calculer la charge de travail et affecter les ressources de manière optimale.
Identifier les familles de produits nécessitant du conseil
Un enjeu majeur en distribution spécialisée réside dans le conseil à la vente. Il faut donc identifier les familles de produits vendus sous ordonnance, ceux demandant du temps de conseil, et ceux en libre-service, afin d'en déterminer le temps de traitement moyen (de 6-8 min pour les médicaments sous ordonnance, 2-4 min pour la parapharmacie, 1-2 min pour les articles en libre-service).
Recenser les tâches liées aux services
De même, il est impératif de mesurer le temps que prennent les nouveaux services liés à la digitalisation, au suivi ou à la prévention (vaccinations, livraisons à domicile, préparations Click and Collect, rendez-vous d'orthopédie, etc.), qui peuvent varier de 5 à 30 minutes.
Ne pas oublier la gestion de l'officine
Enfin, le temps consacré à la gestion des commandes, du stock, de l'offre commerciale et des équipes doit également être pris en compte, car les durées peuvent être très variables (de 2-4 min pour la réception d'un bac à 4-7 min pour un colis, de 35 sec à 1 min 20 pour la mise en rayon, etc.).
Prévoir le volume d'activité quotidien
Une fois les tâches et leurs temps respectifs identifiés, il est possible de quantifier la charge de travail en fonction du nombre de clients passant en caisse et des colis à réceptionner/mettre en rayon. Cela passe par une analyse approfondie des données de caisse des années précédentes, une compréhension des facteurs d'influence (météo, épidémies, promotions, tendances, etc.) et une mise à jour régulière intégrant les nouvelles données.
Cette prévision fine des volumes d'activité est un atout majeur pour bien conseiller et servir les clients, bien vendre et maintenir une dynamique commerciale efficace. Elle permet notamment d'affecter le bon nombre de personnes compétentes, au bon moment, pour accompagner le client dans ses achats ou la réalisation d'une prestation de service, fluidifiant ainsi les flux et réduisant l'attente perçue.
Répartir équitablement la charge de travail
Fort de cette connaissance approfondie des tâches et des volumes, le gérant peut désormais répartir équitablement la charge de travail au sein de son équipe, en jouant sur la polyvalence et les compétences de chacun.
Dans la gestion du quotidien
Selon la taille de l'officine et les qualifications des collaborateurs, le gérant peut allouer les ressources nécessaires pour assurer la charge de travail évaluée, en évitant les surcharges et les heures creuses. À partir de 3 M€ de CA, il est important de savoir attribuer les tâches selon les fonctions de chacun (réceptionniste, rayonniste, préparateur, etc.).
Dans la gestion de l'occasionnel et de l'imprévu
Il est également crucial de savoir intégrer les imprévus (campagnes, nouveautés, retards de livraison, absences, etc.) et les tâches exceptionnelles (surcroît de clients en période d'épidémie, etc.) dans l'organisation, en anticipant les compétences et les ressources nécessaires.
Planifier les horaires et piloter l'activité grâce à un outil dédié
Compte tenu de la complexité des données à prendre en compte (tâches, temps, volumes, ressources, imprévus, etc.), automatiser l'organisation du travail n'est plus une option, mais une nécessité pour rester compétitif.
Les avantages clés de Soquali
- Modélisation de l'organisation de la pharmacie et mise à jour en temps réel des données clients et produits
- Détermination des charges de travail les plus justes grâce à un algorithme prédictif et une Intelligence Artificielle
- Planification des horaires équitable et transparente pour les collaborateurs
- Pilotage efficace du quotidien avec intégration des aléas et imprévus
- Gains de temps et d'argent, ainsi qu'une meilleure rentabilité de la pharmacie
Motiver les équipes pour optimiser la performance
Au-delà de l'organisation et de la planification, le bien-être et l'engagement des collaborateurs sont essentiels pour optimiser la performance de la pharmacie. Le gérant doit donc s'attacher à fidéliser son équipe et à la motiver.
Proposer des avantages avec le comité social d'entreprise
La mise en place d'un comité social d'entreprise externalisé permet d'offrir à chaque salarié des avantages sociaux (réductions, remises, etc.) qui renforcent son sentiment d'appartenance à l'entreprise.
Investir dans la formation des collaborateurs
En proposant des formations adaptées (médicales, paramédicales, informatiques, etc.), le gérant montre son intérêt pour le développement professionnel de son équipe et contribue à son engagement.
Organiser des événements fédérateurs
Des événements internes (aménagement, soirées, sorties, etc.) sont également un excellent moyen de souder l'équipe et de créer une véritable dynamique de groupe.
Conclusion : Vers une pharmacie plus performante et sereine
En maîtrisant parfaitement ses activités, en planifiant rigoureusement ses ressources, en motivant ses équipes et en s'appuyant sur des outils dédiés comme Soquali, le gérant de pharmacie peut gagner en sérénité et en performance. Son officine devient alors un véritable espace de santé et de bien-être, offrant une expérience client optimale et générant une meilleure rentabilité.
Si vous souhaitez accompagner votre pharmacie dans cette démarche d'optimisation, n'hésitez pas à vous rapprocher de SOQUALI, expert en solutions de gestion pour les officines. Leurs conseillers seront ravis de vous guider pas à pas pour atteindre vos objectifs de performance.
Ensemble, relevons les défis de demain et propulsons votre pharmacie vers de nouveaux sommets de performance et de satisfaction. Demandez votre démo dès maintenant.
