RGPD dans votre officine : Un guide complet pour une gestion optimale
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) établit un ensemble de règles visant à encadrer la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles. Entré en vigueur le 25 mai 2018 dans l'ensemble des pays membres de l'Union Européenne, ce règlement renforce la responsabilité des acteurs manipulant ces informations confidentielles.
Conformément à cette réglementation, toute donnée permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique est considérée comme une donnée personnelle. Dans le cadre d'une officine, ces données peuvent concerner les patients, les employés, les fournisseurs ou tout autre contact professionnel.
Les données de santé, révélant des informations sur l'état physique ou mental d'un individu, bénéficient d'une protection renforcée au regard de leur caractère sensible. Elles englobent les antécédents médicaux, les résultats d'examens, les traitements suivis ou toute autre information liée à la santé d'une personne.
Responsabilités du titulaire d'officine
En tant que responsable des traitements de données mis en œuvre au sein de son officine, le titulaire se doit de respecter scrupuleusement le RGPD ainsi que l'ensemble de la réglementation applicable, notamment le code de la santé publique et le code de déontologie pharmaceutique. Tout manquement à ces obligations pourrait entraîner des poursuites disciplinaires à son encontre.
Pour faciliter la mise en conformité des officines, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) a publié un référentiel détaillant les bonnes pratiques à adopter. Bien que non contraignant, ce document constitue un guide précieux pour garantir le respect des principes du RGPD.
Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO)
Selon les critères définis par le RGPD, les officines exerçant leurs activités à grande échelle, c'est-à-dire déclarant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 2,6 millions d'euros hors taxes, doivent obligatoirement désigner un DPO.
Ce professionnel, dépourvu de conflits d'intérêts avec l'officine, est chargé d'informer, de contrôler et de coopérer avec la CNIL en matière de protection des données. Il constitue également le point de contact privilégié pour les personnes souhaitant exercer leurs droits sur leurs données.
Tenir un registre des activités de traitement
Le titulaire d'officine doit recenser et décrire l'ensemble des traitements de données personnelles effectués au sein de son établissement dans un registre. Ce document doit préciser, pour chaque traitement, les finalités poursuivies, les catégories de données collectées, les personnes concernées, les durées de conservation, les destinataires des données, ainsi que les mesures de sécurité mises en place.
La CNIL met à disposition des modèles de fiches pour faciliter la constitution de ce registre.
Mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées
Afin de prévenir toute modification, endommagement ou accès non autorisé aux données personnelles traitées, le titulaire d'officine doit déployer des mesures de sécurité appropriées. Le référentiel de la CNIL propose une liste de recommandations à cet effet, couvrant notamment la gestion des accès, le chiffrement des données, la traçabilité des actions ou encore la formation du personnel.
Informer les personnes concernées et respecter leurs droits
Les personnes dont les données sont traitées doivent être informées de l'existence de ces traitements, de leurs finalités ainsi que des droits dont elles disposent à l'égard de leurs données (accès, rectification, effacement, opposition, etc.). Ces informations doivent être délivrées de manière claire et accessible, par exemple au moyen d'une notice d'information ou d'un affichage en officine.
Le titulaire d'officine doit également mettre en place des procédures permettant aux personnes d'exercer effectivement leurs droits, tels que des formulaires de demande ou des canaux de communication dédiés.
Définir des durées de conservation adaptées
Conformément au principe de minimisation des données, celles-ci ne doivent être conservées que pendant une durée limitée, nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. Le titulaire d'officine doit donc définir des durées de conservation appropriées pour chaque catégorie de données traitées, en tenant compte des obligations légales et réglementaires applicables, ainsi que des éventuels besoins liés à la gestion de contentieux.
La CNIL fournit des recommandations sur les durées de conservation dans le domaine de la santé dans un référentiel dédié.
Encadrer les relations avec les sous-traitants
Lorsque le titulaire d'officine fait appel à des prestataires externes pour le traitement de données personnelles (hébergeurs, sociétés de maintenance informatique, experts-comptables, etc.), ceux-ci sont considérés comme des sous-traitants au sens du RGPD.
Dans ce cas, le titulaire doit formaliser ses relations avec ces sous-traitants au moyen de contrats comportant des clauses spécifiques, définissant notamment les obligations respectives des parties en matière de protection des données.
Encadrer les transferts de données hors Union Européenne
Si certains traitements de données impliquent des transferts vers des pays situés en dehors de l'Union Européenne, le titulaire d'officine doit s'assurer que ces transferts sont encadrés conformément aux exigences du RGPD. Cela peut passer par l'adoption de clauses contractuelles types, l'adhésion à des codes de conduite approuvés ou la mise en place de règles d'entreprise contraignantes.
Réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données
Pour les traitements susceptibles de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, le RGPD impose la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD). Cette analyse détaillée permet d'évaluer la nécessité et la proportionnalité du traitement envisagé, ainsi que d'identifier et de traiter les risques potentiels.
Selon les recommandations de la CNIL, les officines déclarant une activité supérieure à 2,6 millions d'euros hors taxes devraient en principe réaliser une AIPD.
Bonnes pratiques à l'officine
Au-delà des obligations réglementaires, l'application du RGPD dans une officine implique l'adoption de bonnes pratiques au quotidien, visant à garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles manipulées.
Sensibiliser et former le personnel
Tous les membres du personnel de l'officine, qu'ils soient salariés ou remplaçants, doivent être sensibilisés aux enjeux de la protection des données personnelles et formés aux procédures mises en place au sein de l'établissement. Une attention particulière doit être portée aux stagiaires et nouveaux arrivants.
Sécuriser les accès aux données
L'accès aux données personnelles, notamment aux données de santé, doit être strictement limité aux personnes habilitées et nécessaire à l'accomplissement de leurs missions. Des mesures techniques, telles que l'authentification forte, le chiffrement ou le contrôle d'accès, doivent être mises en œuvre pour prévenir tout accès non autorisé.
Assurer la traçabilité des actions
Afin de pouvoir retracer l'historique des actions effectuées sur les données personnelles (consultation, modification, suppression, etc.), il est recommandé de mettre en place des journaux d'événements (logs) permettant d'identifier les personnes à l'origine de ces actions, ainsi que leurs dates et leurs contextes.
Garantir la confidentialité des échanges
Lors des échanges avec des tiers (professionnels de santé, organismes d'assurance maladie, etc.), impliquant la transmission de données personnelles, le titulaire d'officine doit s'assurer de la confidentialité de ces échanges. L'utilisation de canaux sécurisés (messagerie cryptée, plateformes d'échange sécurisées, etc.) est fortement recommandée.
Respecter les droits des personnes
Au-delà de l'information initiale, le titulaire d'officine doit mettre en place des procédures permettant aux personnes concernées d'exercer effectivement leurs droits sur leurs données (accès, rectification, effacement, etc.). Ces demandes doivent être traitées dans les délais impartis par le RGPD et faire l'objet d'une traçabilité appropriée.
Gérer les incidents de sécurité
En cas d'incident de sécurité affectant les données personnelles (perte, vol, accès non autorisé, etc.), le titulaire d'officine doit être en mesure de le détecter rapidement et de prendre les mesures correctives nécessaires. Selon la gravité de l'incident, une notification auprès de la CNIL et des personnes concernées peut être requise.
Auditer régulièrement les pratiques
La conformité au RGPD n'est pas un état figé, mais un processus continu d'amélioration. Il est recommandé de procéder à des audits réguliers des pratiques en matière de protection des données personnelles, afin d'identifier les éventuels points d'amélioration et de s'assurer du maintien d'un niveau de sécurité adapté.
Accompagnement et solutions dédiées
La mise en conformité avec le RGPD peut s'avérer complexe, notamment pour les officines de taille modeste disposant de ressources limitées. C'est pourquoi de nombreuses solutions d'accompagnement et outils dédiés sont proposés par des prestataires spécialisés.
Formations et sensibilisation
Des organismes proposent des formations destinées aux titulaires d'officine et à leurs équipes, portant sur les enjeux de la protection des données personnelles, les obligations réglementaires et les bonnes pratiques à mettre en œuvre. Ces formations peuvent être dispensées en présentiel ou à distance, sous forme de modules e-learning.
Audits et accompagnement personnalisé
Des cabinets de conseil spécialisés offrent des services d'audit et d'accompagnement personnalisé pour les officines souhaitant se mettre en conformité avec le RGPD. Après un diagnostic approfondi des pratiques existantes, ces prestataires proposent des plans d'actions adaptés et un suivi dans la mise en œuvre des mesures préconisées.
Logiciels et solutions techniques
Le logiciel de gestion SOQUALI offre un accompagnement complet aux officines dans leurs démarches de conformité au RGPD, dans la tracabilité. Grâce à des fonctionnalités avancées de sécurisation des données, de traçabilité des actions et de gestion des droits des personnes, SOQUALI permet aux titulaires d'officine de répondre efficacement aux exigences réglementaires tout en optimisant leurs processus de gestion. Contactez dès aujourd'hui SOQUALI.
Conclusion
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux officines de pharmacie un ensemble d'obligations visant à garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées, notamment les données de santé sensibles.
Pour se conformer à cette réglementation, les titulaires d'officine doivent mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées, telles que la désignation d'un Délégué à la Protection des Données, la tenue d'un registre des activités de traitement, la mise en place de mesures de sécurité, l'information des personnes concernées ou encore l'encadrement des relations avec les sous-traitants.
Au-delà de ces obligations réglementaires, l'adoption de bonnes pratiques au quotidien, telles que la sensibilisation du personnel, la sécurisation des accès aux données, la traçabilité des actions ou la gestion des incidents de sécurité, est essentielle pour garantir un niveau de protection optimal des données personnelles.
Face à la complexité de ces enjeux, les officines peuvent s'appuyer sur des solutions d'accompagnement et des outils dédiés, proposés par des prestataires spécialisés. Le logiciel de gestion SOQUALI, par exemple, offre un ensemble de fonctionnalités avancées permettant aux titulaires d'officine de répondre efficacement aux exigences du RGPD tout en optimisant leurs processus métiers.
