RGPD et pharmacie : ce qu'il faut savoir pour protéger les données personnelles

En tant que pharmacien, vous êtes au cœur du système de santé et gérez quotidiennement de nombreuses données personnelles et de santé de vos patients. Avec l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, il est désormais primordial de vous assurer que ces informations sensibles sont traitées et sécurisées de manière conforme.

Quelles sont les principales obligations liées au RGPD pour les pharmacies ? Quels sont les risques en cas de non-respect ? Comment mettre en place une gestion efficace des données personnelles au sein de votre officine ? Ce guide vous aidera à y répondre et à vous conformer à cette nouvelle réglementation européenne.

Quelles sont les données personnelles à protéger dans une pharmacie ?

Les pharmaciens d'officine sont amenés à collecter et traiter de nombreuses informations concernant leurs patients/clients. Cela inclut notamment :

• Les données d'identité (nom, prénom, date de naissance, etc.)
• Les données de contact (adresse, numéro de téléphone, email, etc.)
• Les données de santé (conservation des ordonnances, suivi médical, antécédents, etc.)
• Les données relatives à la gestion de l'officine (fichiers du personnel, fournisseurs, etc.)

Toutes ces données personnelles, et en particulier celles liées à la santé, doivent faire l'objet d'une protection renforcée conformément au RGPD. Une mauvaise gestion de ces informations peut en effet avoir de graves conséquences pour vos patients.

Les grands principes du RGPD à respecter dans les pharmacies

Le Règlement Général sur la Protection des Données impose aux responsables de traitement, c'est-à-dire vous en tant que pharmacien titulaire, de respecter six grands principes clés :

1. Licéité, loyauté et transparence : les données doivent être collectées et traitées de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis des personnes concernées.

2. Limitation des finalités : les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

3. Minimisation des données : seules les données nécessaires aux finalités poursuivies doivent être collectées.

4. Exactitude : les données doivent être exactes, tenues à jour et rectifiées si nécessaire.

5. Limitation de la conservation : les données ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités.

6. Intégrité et confidentialité : les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, notamment contre tout accès non autorisé.

En tant que pharmacien, vous devez vous assurer que vos pratiques en matière de gestion des données personnelles respectent scrupuleusement ces principes fondamentaux.

Quelles sont vos obligations en tant que responsable de traitement ?

Comme responsable de traitement des données personnelles de vos patients, vous devez vous conformer à plusieurs obligations clés :

Tenir un registre des activités de traitement

Vous devez recenser l'ensemble des traitements de données personnelles effectués au sein de votre officine, que ce soit pour la gestion de vos patients, de votre personnel ou de vos fournisseurs. Ce registre doit notamment préciser les finalités, les catégories de données, les durées de conservation, etc.

Informer et respecter les droits des personnes concernées

Vous avez l'obligation d'informer clairement vos patients sur le traitement de leurs données personnelles, notamment par le biais de mentions d'information. Vous devez également leur permettre d'exercer facilement leurs droits (accès, rectification, effacement, etc.).

Désigner un délégué à la protection des données (DPO)

Bien que non obligatoire pour les pharmacies, la désignation d'un DPO est fortement recommandée pour vous guider dans la mise en conformité et le respect continu du RGPD.

Sécuriser les données et notifier les violations

Vous devez mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. En cas de violation, vous devrez la notifier à la CNIL dans les 72h.

Réaliser une analyse d'impact (AIPD) si nécessaire

Pour les traitements susceptibles d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, vous devrez effectuer une analyse d'impact sur la protection des données (AIPD).

Comment mettre en place une gestion RGPD efficace dans votre officine ?

Étape 1 : Réaliser un état des lieux de vos traitements de données

Commencez par recenser exhaustivement tous les traitements de données personnelles effectués au sein de votre officine. Identifiez les catégories de données collectées, les finalités, les durées de conservation, etc.

Étape 2 : Désigner un délégué à la protection des données (DPO)

Bien que non obligatoire pour les pharmacies, la désignation d'un DPO est fortement recommandée. Il pourra vous accompagner dans la mise en conformité et le suivi continu du RGPD.

Étape 3 : Informer et respecter les droits des personnes

Rédigez des mentions d'information claires à destination de vos patients pour les informer du traitement de leurs données personnelles. Mettez également en place des procédures permettant aux personnes d'exercer facilement leurs droits.

Étape 4 : Sécuriser vos traitements de données

Identifiez les risques liés à la sécurité de vos traitements et mettez en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour y remédier (chiffrement, pseudonymisation, sauvegardes, etc.).

Étape 5 : Tenir à jour votre registre des activités de traitement

Constituez et tenez à jour un registre détaillé de l'ensemble des traitements de données effectués au sein de votre officine. Ce registre sera un outil essentiel pour démontrer votre conformité.

Étape 6 : Former et sensibiliser vos équipes

Assurez-se que l'ensemble de vos collaborateurs soient formés et sensibilisés aux enjeux du RGPD. Cela permettra de garantir une application effective des mesures de protection des données.

Focus sur la gestion des données de santé

Les données de santé font l'objet d'une protection renforcée au titre du RGPD, en raison de leur caractère particulièrement sensible. En tant que pharmacien, vous devez donc accorder une attention toute particulière à leur traitement.

Sécuriser l'accès et la conservation des données

Mettez en place des mesures de sécurité adaptées pour restreindre l'accès à ces informations sensibles (authentification forte, chiffrement, etc.). Définissez également des durées de conservation appropriées.

Encadrer les échanges avec les autres professionnels de santé

Lorsque vous êtes amenés à transmettre des données de santé à d'autres acteurs de la prise en charge (médecins, infirmiers, etc.), assurez-vous de le faire dans un cadre sécurisé et conformément aux exigences du RGPD.

Obtenir le consentement des patients pour certains traitements

Pour certains traitements spécifiques (téléconsultation, recherche, etc.), vous devrez recueillir le consentement explicite de vos patients avant toute collecte ou utilisation de leurs données de santé.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect du RGPD ?

En cas de manquement aux obligations du RGPD, vous vous exposez à des sanctions administratives pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial.

La CNIL, autorité de contrôle française, dispose également de pouvoirs de sanction tels que :

• Des mises en demeure de se conformer
• Des limitations ou interdictions de traitement
• Des amendes administratives
• La suspension ou le retrait d'une autorisation
• La publication de ses décisions

Au-delà de ces sanctions, un non-respect du RGPD peut également entraîner des conséquences judiciaires, avec notamment la possibilité pour les personnes concernées d'engager votre responsabilité civile ou pénale.

Comment être accompagné dans votre démarche de conformité ?

Bien que la mise en conformité au RGPD puisse sembler complexe, de nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous guider :

• La CNIL met à disposition de nombreuses fiches pratiques, guides et outils spécifiquement dédiés aux pharmacies.
• L'Ordre National des Pharmaciens a également publié un guide pratique sur le sujet, en collaboration avec la CNIL.
• Vous pouvez également faire appel à des prestataires spécialisés pour vous accompagner dans votre démarche de conformité.

Par ailleurs, SOQUALI, peut vous accompagner dans la mise en place de bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles. N'hésitez pas à les contacter pour bénéficier de leur expertise.

Conclusion

Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données est désormais une obligation incontournable pour les pharmacies, qui manipulent quotidiennement de nombreuses données personnelles et de santé sensibles.

En tant que pharmacien titulaire, vous devez vous assurer que vos pratiques en matière de gestion des données sont parfaitement conformes aux exigences du RGPD. Cela passe par la mise en place d'une organisation rigoureuse, de mesures de sécurité adaptées et d'une information transparente de vos patients.

Face à ces enjeux complexes, n'hésitez pas à vous faire accompagner par des experts comme la CNIL, l'Ordre National des Pharmaciens ou SOQUALI pour vous guider dans votre démarche de mise en conformité. Votre réputation et la confiance de vos patients en dépendent.